Sape plugin info: test sape ok

7 шагов к выбору программного обеспечения, подходящего для вашего бизнеса

Выполнение этих 7 шагов при выборе программного обеспечения поможет принять правильное решение для вашего малого бизнеса.

Выбор программного обеспечения – процесс не быстрый и не простой. Многие владельцы и менеджеры малого бизнеса знают, что им нужна новая система, но их отпугивает количество конкурирующих продуктов, количество времени, необходимое для оценки каждого из них, или страх выбрать неправильное решение. Мы знаем, что не сможете позволить совершить ошибку: в малом бизнесе у нас просто нет лишних ресурсов, поэтому важно сделать всё правильно с первого раза.

Выполнение этих 7 шагов по выбору программного обеспечения поможет принять правильное решение при  выборе программного обеспечения  для вашего  малого бизнеса !

1. Знайте свою цель (или «В чем смысл?»)

Первым шагом в выборе правильных программных инструментов для бизнеса является понимание ,  какие функции вы хотите от программного обеспечения .

Вы не сможете добиться успеха в поиске программного обеспечения, если не знаете, что ищете!

Часто мы можем разбить это на три области:

Знайте процесс. Что должна делать система?

Знайте болевые точки. Какие проблемы должно решить новое решение?

Знайте, что это ценно. Сколько будет стоить решение? Можете ли вы количественно оценить стратегические преимущества новой системы, экономию затрат или времени?
Очень важно привлечь вашу команду на раннем этапе. Привлеките всех, кто на этом этапе будет иметь дело с системой. Они лучше других будут знать проблемы, связанные с нынешним способом работы. Им также потребуется убедить их в том, что новая система будет лучше, чем нынешний способ работы. Лучший способ успокоить эти страхи — убедиться, что их потребности включены в список требований.

2. Создайте список требований к программному обеспечению

Выяснив,  зачем  это программное обеспечение купить, пришло время уточнить детали. Если у вас большая команда, возможно, стоит привлечь на этот этап всего несколько «чемпионов». Важно, чтобы каждый имел право голоса, но попытка вовлечь каждого человека невозможна. Попросите нескольких добровольцев помочь вам определить системные требования. Эти «чемпионы» должны быть постоянными пользователями системы, пользоваться популярностью и быть достаточно настойчивыми, чтобы высказываться в групповых обсуждениях.

Вместе со своими сторонниками вы захотите составить  полный список требований  для новой системы. Если вы обнаружите, что обсуждение сбивается с пути, сосредоточьтесь на цели системы, которую вы установили на шаге 1.

Важными требованиями для захвата являются:

Функциональные требования – для чего вам нужно программное обеспечение. На этом этапе легко принять все как должное, поэтому не торопитесь и перечислите все.
Требования к удобству использования. Под «удобством использования» я подразумеваю простоту использования. Тщательно и честно подумайте о наборе навыков вашей команды. Будет ли им удобно использовать инструмент командной строки, привыкли ли они к навигации с помощью сочетаний клавиш или они используют мышь? Эти критерии сложно сформулировать, но не теряйте их из виду!
Технологические предпочтения. Вам нужна облачная система или локальная? Windows или Мак? Должны ли данные храниться в экземпляре SQL Server или Oracle? Вы поняли идею.

Бюджетные требования. Используя работу, которую мы проделали на шаге 1, теперь установите бюджет. Какую сумму сможете позволить заплатить и какую пользу эта система принесет вашему бизнесу? За какую цену система действительно сэкономит вам деньги, т. е. обеспечит возврат инвестиций (ROI)?

Требования к отчетности. Нужны ли вам отчеты из системы? Если да, то что необходимо включить? Должны ли они быть отправлены вам по электронной почте или представлены в виде информационных панелей?
Масштабируемость. Какие объемы вы сейчас испытываете? Ожидаете ли вы, что эти объемы вырастут в ближайшие 2–5 лет?

Требования к поставщику. Любые требования поставщика записывайте сами. Возможно, это включает план будущего развития поставщика, текущие объемы пользователей, годы работы или время ответа службы поддержки.
Теперь просмотрите требования и оцените их по шкале от «Фундаментально» до «Приятно иметь». К сожалению, маловероятно, что вы найдете готовый пакет, отвечающий всем вашим критериям, поэтому подумайте сейчас, по каким из них вы были рады пойти на компромисс.

3. Начните поиск соответствующих приложений

На этом этапе вам нужно создать  длинный список  всех возможных пакетов программного обеспечения. Лучше всего поместить их в электронную таблицу, чтобы потом можно было сравнить. Однако на этом этапе не тратьте время на оценку систем, просто перечислите их все.

Конечно, вы можете поискать в Google тип системы, которая вам нужна. Помните, однако, что рейтинг Google не является показателем того, насколько хорошо программное обеспечение! Тот факт, что маркетологи компании хорошо справляются со своей работой и могут вывести свой веб-сайт на вершину страницы результатов Google, не означает, что система подойдет вам!

Вместо этого попробуйте сайты сравнения программного обеспечения, чтобы составить список всех претендентов.

У каждого сайта есть свои сильные или слабые стороны. AppInsight — это наш собственный программный инструмент для каталогизации , который включает в себя функции составления коротких списков и сравнения для зарегистрированных пользователей, но он достаточно специализирован. Мы также считаем G2 полезным, особенно для последующих этапов оценки.

Если работаете в нишевой отрасли, вы также можете найти списки поставщиков в отраслевом журнале или на веб-сайте.

4. Начните исключать решения

Теперь, когда у вас есть (очень) длинный список претендентов, пришло время начать его сокращать.

Ваша цель на этапе — как можно быстрее выявить неподходящие записи. Нет смысла тратить время на оценку системы, которая в конечном итоге окажется непригодной. Для этого просмотрите список по одному и сосредоточьтесь на нескольких простых критериях из вашего списка требований. Лучше всего начать с:

Технологические предпочтения. Если он работает только на Mac, а вы используете Windows, отлично, на один объект внимания меньше. Если это локальное решение, а вы ищете облачное решение — вычеркните его из списка.

Бюджет. Если это слишком дорого, запишите цену и двигайтесь дальше

Вы можете быстро исключить системы по этим двум критериям, не тратя время на демо-версии или пробные версии. В идеале у вас получится  короткий список  , скажем, из 5–10 программных систем.

Если ваш список по-прежнему слишком длинный, определите несколько критериев из «фундаментальных» критериев, которые могут быть уникальными или необычными, и оцените остальных претендентов, используя их. Какие критерии можно отнести к категории «Уникальные», будет зависеть от ваших потребностей. Из вашего списка вы получите представление о том, как выглядит средняя система. Найдите одно из ваших требований, которое не включено в среднее предложение. Этот процесс должен сократить ваш список до более удобного размера.

Слово предупреждения, хотя; стоит отметить в своей электронной таблице,  почему  вы сделали скидку на каждый пакет. Если ваши требования изменятся, вы сможете повторно включить их позже. Например, вам придётся увеличить бюджет на более позднем этапе процесса, и вы захотите переоценить любую систему, которая попадает в ваш новый бюджет.

5. Начните тестировать выбранное программное обеспечение

Это самая трудоемкая часть процесса. Поскольку это требует времени, вам нужно разумно подходить к процессу оценки. Сосредоточьтесь на  оценке программного обеспечения по вашим критериям . Не отвлекайтесь на просмотр  всех  функций, а только тех, которые, как вы уже определили, вам нужны.

 В этом поможет матрица  требований . Чтобы создать матрицу требований в электронной таблице, перечислите все решения, включенные в короткий список, в первом столбце, а все требования — в первой строке. Затем отмечайте требования по мере оценки каждого решения!

Пробное использование программного обеспечения — лучший способ оценить его по критериям удобства использования. Тогда как демонстрация от поставщика — лучший способ оценить функциональные требования и требования к отчетности. В идеале получить то и другое. Начните с демонстрации, а затем приступайте к испытанию.

При организации демонстрации убедитесь, что демонстратор знает ваши функциональные требования. Затем они смогут продемонстрировать только те функции, которые вам интересны. Может быть полезно предоставить сценарий, чтобы каждый поставщик демонстрировал одни функции в одном порядке. Это облегчит вам сравнение систем.

Если вас устраивает функциональность продукта, сосредоточьтесь на удобстве использования во время пробной версии. По мнению Якоба Нильсена , юзабилити охватывает такие вещи, как:

«Обучаемость». Насколько легко будет выполнять базовые задачи начинающим пользователям? Являются ли функции очевидными (или интуитивно понятными) или вам потребуется тщательное обучение?

"Эффективность". Насколько быстро пользователи смогут выполнять задачи? Много ли кликов или доступны сочетания клавиш?

«Запоминаемость». Когда ваши пользователи вернутся в систему, скажем, для выполнения ежемесячной задачи, насколько легко они смогут продолжить работу?
«Ошибки». Насколько надежна система в выявлении и предотвращении ошибок? Давайте, попробуйте ввести в поля какие-нибудь нелепые значения и посмотрите, как справится система!

"Удовлетворение". Не стоит недооценивать внешний вид вашей оценки. В конце концов, вы или ваша команда можете использовать это каждый день — им это понравится или это расстроит?

Делайте заметки и делайте снимки экрана во время пробного периода. Как только вы попробуете две или три системы, они сольются в одну! Я нашел полезным сделать снимки экрана одних и тех же функций в каждой системе, а затем поместить их в документ Word. Не забудьте пометить свои скриншоты, чтобы вы знали, какая система какая.

6. Проявите должную осмотрительность

Вы, вероятно, уже имеете представление о том, какая система «побеждает».

Выбрав (или почти выбрав) товар, пришло время заняться домашней работой. Здесь мы рассмотрим  требования поставщиков  , которые вы перечислили ранее. Если продукт продается через партнерскую или реселлерскую программу, вам следует изучить реселлера.

7. Начните переговоры

Здесь вы начинаете дорабатывать более мелкие детали системы. Обязательно учитывайте бизнес-вопросы, такие как время внедрения, уровни поддержки, доступность услуг и условия оплаты, а не только цену.

При расчете окончательных затрат не забудьте включить  все  вероятные затраты: например, затраты на лицензию, поддержку и внедрение. Некоторые дешевые облачные инструменты не имеют большого пространства для маневра по цене, но другие поставщики, особенно те, которые используют сеть реселлеров, будут иметь значительную гибкость в этой области. Всегда стоит спрашивать!

Заключение

Выполнение этих шагов поможет принять правильное решение в следующий раз, когда вы будете искать новую систему или систему замены.

И последнее предупреждение: эта статья посвящена выбору программного обеспечения. Выбор правильного пакета сам по себе не гарантирует успеха. Не забудьте выделить время и деньги на установку, интеграцию в ваш текущий бизнес и обучение персонала, а также на постоянный мониторинг и обслуживание.