Sape plugin info: test sape ok

Как выбрать систему электронных медицинских карт

Итак, вы решили приобрести систему электронных медицинских карт (ЭМК), и ваше первоначальное исследование показывает, что более 200 компаний заявляют, что создают ЭМК. Вы только начали искать, а уже чувствуете себя разбитым. Естественной тенденцией может быть позвонить нескольким поставщикам, о которых вы читали или слышали, и попросить их показать вам демо-версию. Останавливаться. Если вы не хотите, чтобы поставщики контролировали процесс выбора, вам нужен план. Помните, что ЭМК окажет огромное влияние на вашу практику, затрагивая самую суть вашей медицинской практики. Поспешное или необдуманное решение может сделать вашу жизнь невыносимой.

Цель этой статьи – помочь вам разработать этот план

Придерживаясь логического и систематического процесса отбора, вы сможете принять качественное решение о том, какой ЭМК выбрать. Описанный ниже процесс основан на моем опыте и исследованиях в качестве председателя комитета EHR группы из 86 врачей. Хотя моя группа большая, я работаю в кабинете из трех врачей и считаю, что следующие шаги применимы к практикам любого размера.

Чтобы сократить список потенциальных поставщиков до приемлемого размера, рассматривайте только те системы, которые уже разработали интерфейсы с используемым вами программным обеспечением для управления практикой, которые продаются практикам того же размера, что и ваша, и которые имеют хорошие оценки в опубликованных опросах.

То, как EHR позволяет пользователям создавать и выполнять задачи, находить информацию, просматривать результаты анализов, управлять напоминаниями о необходимости медицинского обслуживания и выписывать рецепты, может быть более важным, чем то, насколько легко она создает записи пациента.

Шаг 1. Определите лиц, принимающих решения

Если вы практикуетесь в одиночку, это легко. Ты это. В большой группе более целесообразным будет тщательно отобранный комитет. В отличие, возможно, от выбора программного обеспечения для управления практикой, это должна быть работа под руководством врача, а не та, которую вы делегируете своему офис-менеджеру или управленческой команде. Многие усилия по отбору были проведены «чемпионом среди врачей», человеком, абсолютно заинтересованным в изучении ЭМК и продвижении этой идеи среди своих коллег. Этот человек должен быть готов потратить много дополнительных, обычно неоплачиваемых часов на выполнение исследовательских и управленческих задач. Раз вы читаете эту статью, возможно, это вы.

Электронные медицинские документы часто встречают с большим скептицизмом и сопротивлением. Чтобы избежать прерывания или серьезной задержки процесса отбора или его неудачной реализации, убедитесь, что в состав отборочного комитета входят некоторые из наиболее влиятельных людей вашей практики. Вам понадобится хотя бы один менеджер, который поможет вам внедрить эту систему, поэтому убедитесь, что ваш руководитель практики или его или ее доверенный представитель присутствует в комитете. Если у вас есть главная медсестра или администратор, за которым обычно следуют остальные, пригласите его или ее на борт. Если у вас есть партнер, который сможет легко сорвать этот процесс, подумайте о том, чтобы пригласить его или ее тоже принять участие. И помните, самые влиятельные люди не всегда имеют титулы.

Шаг 2: Уточните свои цели

Какие недостатки или ограничения наблюдаются в вашей практике в настоящее время и чего вы надеетесь достичь с помощью ЭМК? Вы тратите много времени на поиск графиков? Вы играете в телефонные разговоры с пациентами, потому что у вас нет прямого доступа к необходимой информации? Неужели лабораторным отчетам требуется целая вечность, чтобы попасть в диаграмму? Трудно ли читать записи поставщика? Вас интересуют электронные рецепты? Хотите ли вы иметь возможность распечатывать соответствующие обучающие материалы для пациентов одним нажатием кнопки? Имеют ли для вас значение инструменты поддержки принятия решений? Входит ли в ваш план электронная почта пациентов или доступ через Интернет к вашей практике?

Список функций EHR, представленный ниже, может оказаться полезным инструментом, когда вы начнете расставлять приоритеты в своих потребностях.

Шаг 3: Напишите запрос предложения

Это утомительный, но необходимый шаг. Запрос предложений (RFP) расскажет потенциальному поставщику о вашей практике, ее ресурсах и ваших приоритетах с точки зрения функциональности EHR. Ответы поставщиков позволят провести параллельное сравнение продуктов. Ответ на хорошо подготовленный запрос предложений потребует от поставщика изрядных усилий, поэтому приглашайте к участию только серьезных претендентов. Это запрос предложений для лабораторной информационной системы, но базовая структура и вопросы подойдут и для ЭМК.

Запрос предложений, составленный по схеме, подобной приведенной ниже, расскажет потенциальным поставщикам, что им нужно знать о вашей практике, чтобы предоставить вам полезную информацию об их продуктах, и поможет гарантировать, что полученные вами ответы можно будет легче сравнивать. .

I. Сопроводительное письмо

II. Введение и процесс отбора

III. Справочная информация о вашей практике

Размер и расположение

Текущая система управления практикой и любые ЭМК

Текущее компьютерное оборудование

Текущая информация о сети

IV. Желаемая функциональность EHR для вашей практики (в приоритете)

V. Информация о поставщике

История компании

Количество сотрудников (отдельные цифры по продажам, поддержке, исследованиям и разработкам, а также управлению)

Финансовые отчеты

История их продукта EHR

Список всех текущих пользователей EHR и список пользователей, похожих на вашу практику по размеру и типу (включая то, как долго они используют программное обеспечение и, в идеале, какую версию они используют в настоящее время).

VI. Описание продукта

Как он выполняет функции, описанные в разделе IV

Другие функции, которые он выполняет

Брошюры о продукции и т. д.

Версии программного обеспечения и даты выпуска

VII. Требования к оборудованию и сети

VIII. Обслуживание и поддержка клиентов

IX. Обучение поставщиков

X. План реализации

XI. История интерфейса и возможности

XII. Предлагаемые расходы и график платежей

XIII. Гарантии

XIV. Образец договора

Шаг 4. Выбор получателей запроса предложений

Как перейти от более чем 200 товаров к дюжине, не видя ни одного товара? Я предлагаю вам использовать три определяющих критерия для отбора продуктов: 1) Имеет ли программное обеспечение историю взаимодействия с вашей системой управления практикой (PMS)? 2) Продаются ли EHR обычно практикующим врачам вашего размера? и 3) Имеет ли EHR положительные опубликованные рейтинги?

ПМС-интерфейс. Чтобы избежать двойного ввода данных, таких как демографические данные пациентов и диагнозы, ваша PMS и EHR должны иметь возможность обмениваться данными. Обычно это делается через программный интерфейс. Для создания и поддержки интерфейса требуется сотрудничество персонала компаний PMS и EHR. Каждый раз, когда программное обеспечение EHR обновляется (а большинство хороших продуктов EHR обещают как минимум одно обновление в год), необходимо обновлять все интерфейсы. Многие разработчики EHR скажут, что они могут взаимодействовать с любой системой, но, честно говоря, я бы не хотел быть их первым. Чтобы определить, какие компании EHR создали интерфейсы с вашей PMS, обратитесь в свою компанию PMS. Один только этот критерий может существенно сузить круг вопросов.

Если вас не устраивает текущая медицинская информационная система или вы планируете скоро его перерасти, возможно, стоит подумать о выборе нового, прежде чем покупать ЭМК. В идеале компания PMS и EHR должна быть одной и той же, но ваша компания PMS может не предлагать продукт EHR, а если и предлагает, то она может не предлагать те функции или услуги, которые, по вашему мнению, вам нужны. Поскольку все больше врачей покупают EHR, тенденцией будущего, вероятно, станет интеграция продуктов EHR-PMS, не требующих интерфейсов.

Практикуйтесь в размере. Большинство поставщиков EHR продают свои продукты более мелким (от одного до 15 поставщиков), средним (от 10 до 99 поставщиков) или крупным компаниям (более 100 поставщиков), хотя некоторые продают их всем размерам. Выбор получателей запроса предложений на этом основании поможет вам избежать того, чтобы «крупная практика EHR» отказывалась отвечать на ваш запрос предложений, потому что вы «слишком малы». И это избавит вас от необходимости тратить время на просмотр ответа на запрос предложения от поставщика, чей продукт не подходит для практики вашего размера. Вы сможете получить информацию о том, кто кому продает, в полезном бесплатном техническом документе Марка Андерсона под названием « Результаты исследования функциональности EMR 2004 года ».

Наконец, посетите Центр медицинских информационных технологий AAFP, http://www.centerforhit.org , для получения информации о поставщиках EHR, которые согласились с принципами центра по доступности, совместимости, совместимости и управлению данными. Члены AAFP могут получить скидки на несколько известных систем, и AAFP организовала покупки по подписке с ежемесячными платежами.

Этот список, включающий большинство возможностей EHR, призван помочь вам расставить приоритеты. Уточняя свои цели, вы можете ранжировать каждую из этих функций в порядке необходимости или разделить функции на три группы: обязательные, желательные и некритические.

Шаг 5. Просмотрите запросы предложений и сузьте поле

Итак, вы сузили поле, разослали запросы предложений и получили ответы. Теперь пришло время просмотреть ответы. Ваша цель — выбрать лучших претендентов, которые придут к вам и продемонстрируют свою систему. Обычно это двух- или трехчасовые вечерние мероприятия с употреблением здоровой пищи, например пиццы. Все члены отборочной комиссии должны присутствовать на каждой демонстрации, чтобы проводить объективные сравнения. Это требует огромных затрат времени, и готовность вашей группы проводить вечера вдали от своих семей будет определять, сколько демонстраций вы сможете вытерпеть. Наша группа выбрала пять из исходных восьми человек. Из исключенных один поставщик решил не отвечать, один поставщик не удовлетворил наши потребности в обучении и обслуживании и один не уложился в сроки.

Шаг 6. Посетите демонстрации поставщиков

Далее настало время шоу. Продавцы обычно приезжают на демонстрацию в составе двух-четырех человек: одного-двух сотрудников отдела продаж, квалифицированного презентатора программного обеспечения и, возможно, врача, которому платит компания. Они будут готовы провести стандартную презентацию, которая покажет их программное обеспечение в лучшем свете. Для каждой из этих презентаций вам следует сделать четыре вещи:

Предоставьте им один или два стандартных сценария посещения пациентов для документирования, сохраняя единообразие сценариев от поставщика к поставщику;

Постарайтесь не прерывать их демонстрацию каждые две минуты (моя группа этим славилась);

Не сосредотачивайтесь исключительно на простоте создания заметок. Вместо этого обратите внимание на то, как EHR позволяет пользователям находить информацию, просматривать результаты анализов, управлять напоминаниями о необходимости медицинского обслуживания, выписывать рецепты. Эти функции могут быть более важными, чем то, насколько легко EHR создает записи пациента;

Заранее подготовьте форму рейтинга и попросите каждого члена комитета заполнить ее в конце каждой демонстрации. Затем вы можете свести в таблицу средние или медианные результаты для каждого поставщика. См. образец формы рейтинга .

Каждый человек, наблюдающий за демонстрациями поставщиков, должен заполнить форму, подобную приведенной ниже. В используемой вами форме должны быть перечислены функции, которые, по мнению вашей группы отбора, являются наиболее важными для вашей практики. Для анализа результатов присвойте 1 балл категорически не согласен, 2 — не согласен, 3 — не уверен, 4 — согласен и 5 — полностью согласен. Рассчитайте средние баллы для каждой функции и распечатайте сводный оценочный лист для каждого поставщика.

Скачать в формате PDF

Разработан Кеннетом Дж. Адлером, доктором медицины, МММ. Авторские права © 2005 Американская академия семейных врачей. Врачи могут делать фотокопии или адаптировать их для использования в своей практике; все остальные права защищены. «Как выбрать электронную систему медицинских карт».

Шаг 7: Проверьте ссылки

Проверьте как минимум три ссылки на каждого поставщика, который все еще работает. В идеале рекомендации должны включать одного или нескольких пользователей-врачей, специалиста по информационным технологиям (ИТ) и старшего руководителя. Поставщик предоставит вам список рекомендаций – вероятно, самых счастливых клиентов поставщика, которые могут быть финансово вознаграждены за общение с вами (например, скидки на плату за обслуживание или индивидуальные вознаграждения), поэтому будьте скептичны. Тем не менее, по моему опыту, эти люди могут быть очень информативными и честными. Если вы знаете человека или группу людей, которых нет в списке поставщиков, которые используют или использовали их продукт, позвоните и им. Подготовьте список вопросов для этих телефонных звонков. См. образец структурированного интервью .

Другой способ найти ссылки — опубликовать сообщение в списке обсуждения EHR по электронной почте, спонсируемом AAFP. На домашней странице AAFP нажмите на списки обсуждений по электронной почте под заголовком «Членство».

Список вопросов, подобных этому, поможет вам максимально использовать возможности поговорить с представителями других практик об их опыте работы с электронными медицинскими документами, которые вы планируете приобрести.

Фон

Сколько врачей/практикующих медсестер/помощников врачей в вашей группе?

Сколько у вас офисных сайтов?

В каком году вы вышли в эфир?

Какое программное обеспечение для управления практикой вы используете?

У вас есть собственная лаборатория?

Есть ли интерфейс EHR с вашей лабораторией?

Сколько интерфейсов у вас с EHR?

Использование провайдера

Какой процент ваших поставщиков услуг использует EHR?

Какие функции использует большинство/все ваши провайдеры?

Ваши провайдеры все еще диктуют?

Что больше всего расстроило поставщиков услуг в EHR?

Что было лучше всего?

Насколько индивидуальна индивидуальная настройка врача?

Довольны ли вы шаблонами? Они были предварительно загружены? Как они модифицируются?

Вы сэкономили деньги? Вы вышли на уровень безубыточности?

Работает ли электронная выписка?

Электронный факс работает?

Как пациенты отреагировали на систему?

Могут ли ваши врачи получить доступ к системе из дома? Как они это делают?

Обучение и поддержка

Сколько времени требуется врачу, чтобы полностью обучиться/эффективно использовать ЭМК?

Сколько времени занимает обучение фельдшера?

Какую систему поддержки вы создали для EHR? Сколько человек поддержки, работающих полный рабочий день, требуется?

Довольны ли вы обновлениями и поддержкой?

Есть ли у вас комитет по ЭМК? ИТ-медицинский директор? Участвуют ли врачи-«чемпионы» в обслуживании, обучении и обновлении вашей ЭМК?

Реализация и аппаратное обеспечение

Реализация прошла гладко? Как долго это займет?

Есть ли у вас глобальная сеть (WAN)? Какая пропускная способность используется?

Были ли в ЭМК предварительно загружены коды CPT и ICD-9? Были ли в него предварительно загружены формуляры?

Какое оборудование используют врачи? Какое оборудование используют фельдшеры?

Если вы используете беспроводную сеть, насколько хорошо она работает?

Какую часть бумажной карты вы отсканировали или ввели в ЭМК? Как ты сделал это?

Вы все еще пользуетесь бумагой? Если безбумажный, сколько времени это займет?

Удовлетворение

Купили бы вы эту систему еще раз?

Что бы вы сделали по-другому?

Шаг 8. Ранжируйте поставщиков

Теперь, когда вы просмотрели запросы предложений, просмотрели демо-версии и провели проверку рекомендаций, пришло время ранжировать поставщиков и сузить круг до двух или трех поставщиков для посещения объектов. Учитывая затраченное время и ресурсы, проводить более трех посещений нецелесообразно. Даже один визит может стать проблемой для занятого врача-одиночки.

Прежде чем ранжировать поставщиков, вам следует формально взвесить свои приоритеты в следующих областях:

Функциональность. Насколько хорошо продукт выполняет желаемые функции?

Общая стоимость. Сколько будет стоить продукт, включая оборудование, программное обеспечение, поддержку и т. д.?

Характеристики продавца. Предлагает ли поставщик отличный сервис, поддержку в обучении и внедрении, и обеспечен ли он финансовой безопасностью?

Большинство врачей склонны уделять слишком много внимания функциональности и стоимости, игнорируя при этом критический характер обслуживания, обучения, поддержки внедрения и долгосрочной жизнеспособности поставщика и продукта. Если система не будет эффективно внедрена или поддержана, она не достигнет желаемого потенциала. И это будет большим неудобством, если поставщик, которого вы знаете и любите, обанкротится. Мы уделяем 40 процентов внимания характеристикам поставщиков, 40 процентов — функциональности и 20 процентов — стоимости. Приведенный ниже пример инструмента оценки поставщиков разбивает критерии отбора на те же три категории.

Оценка стоимости может быть сложной. Поставщики склонны представлять их таким образом, что параллельное сравнение становится затруднительным, и они сосредотачиваются только на стоимости программного обеспечения. Обязательно создайте сравнительную таблицу, в которой будут отражены все сопутствующие расходы за первые пять лет, включая затраты на новое оборудование, новый ИТ-персонал, модернизацию сети, дополнительные лицензии, а также ежегодное обслуживание и обслуживание. Когда мы проделали это для четырех лучших вариантов, мы обнаружили, что затраты составляют удивительно похоже.

Для каждого продукта EHR, который вы рассматриваете, присвойте рейтинг от 1 до 5 по каждому из критериев, перечисленных в категориях функциональности и характеристик поставщика ниже. Суммируйте рейтинги каждого поставщика, чтобы определить общий балл для каждой категории, а затем присвойте общий рейтинг. В разделе затрат укажите сумму в долларах для каждого перечисленного критерия, а затем ранжируйте каждого поставщика на основе вашей оценки его общих первоначальных и общих годовых затрат. Затем рассмотрите относительную важность трех категорий и назначьте процент каждой из них (например, функциональность = 40 процентов, стоимость = 20 процентов и характеристики поставщика = 40 процентов). Наконец, используйте эти проценты для расчета взвешенных оценок для каждого поставщика.

Скачать в формате PDF

Разработан Кеннетом Дж. Адлером, доктором медицины, МММ. Авторские права © 2005 Американская академия семейных врачей. Врачи могут делать фотокопии или адаптировать их для использования в своей практике; все остальные права защищены. «Как выбрать электронную систему медицинских карт». Адлер КГ. Управление семейной практикой .

Шаг 9: Проведите посещение объектов

После того, как вы выбрали окончательных претендентов, запланируйте посещение объектов, чтобы увидеть, как работают системы. Перейдите к практикам, схожим по размеру и конфигурации с вашими. Если возможно, перейдите к тому, который использует тот же PMS, что и вы. Привлеките хотя бы одного врача и самого старшего руководителя, который будет отвечать за покупку ЭМК. Планируйте посещение врачей и наблюдение их за пациентами. Также поговорите с персоналом бэк-офиса, соответствующим руководством и ключевым ИТ-персоналом практики. Делать заметки. Используйте этот визит, чтобы подтвердить или опровергнуть свои ожидания от продукта на основе того, что вы узнали из запроса предложений, демонстраций и рекомендаций.

Шаг 10: Выберите финалиста

После каждого посещения сайта возвращайтесь к своему рейтингу поставщиков и смотрите, сохраняется ли он. Выберите главного претендента и занявшего второе место. Если переговоры не пройдут успешно по вашему выбору номер один, возможно, вы захотите вернуться к варианту номер два. Кроме того, наличие серьезного запасного варианта даст вам больше рычагов влияния в переговорном процессе.

Шаг 11: Укрепите организационную приверженность

Теперь, когда выбрали поставщика, с которым хотите вести бизнес, пришло время убедиться, что остальная часть практики остается за вами. Если вы занимаетесь небольшой практикой, надеюсь, к этому моменту вы вовлекли в процесс всех ключевых лиц, принимающих решения. Если да, то вы можете пропустить этот шаг.

Если вы работаете в более крупной практике или в ней есть потенциальные скептики, обсудите рекомендации отборочной комиссии со всеми соответствующими заинтересованными сторонами. Будьте готовы «продать» своей группе концепцию EHR и этого конкретного поставщика. Предложите поставщику провести еще одну демонстрацию практики в целом и будьте готовы ответить на множество вопросов и проблем. Если выяснятся серьезные опасения, которые ваш комитет не рассмотрел ранее (если вы выполнили домашнее задание, это маловероятно), будьте готовы вернуться к седьмому шагу и повторить все шаги, необходимые для закрепления приверженности вашей практики EHR.

Шаг 12: Заключите контракт

Типичные контракты EHR охватывают от 10 лет до пожизненного срока. Если контракт расторгается через 10 лет, убедитесь, что вы знаете, что произойдет после этого. Должны быть указаны текущие и будущие затраты, а также роль, которую будет играть поставщик, и количество времени, которое он посвятит процессу внедрения. Обязательно учтите возможность того, что поставщик может обанкротиться раньше вас. Попросите передать исходный код поставщика на условное депонирование и уточните обстоятельства, при которых вы можете получить к нему доступ. Попросите юриста, имеющего опыт работы с контрактами на программное обеспечение, помочь на этом этапе.

Последнее замечание

Процесс выбора EHR занимает много времени, но для принятия такого важного решения, как это, он необходим. Вы не можете позволить себе импульсивную покупку ЭМК и хотите быть уверены, что ваша практика будет с вами. Весь процесс может занять от полугода до двух лет. Нашей группе потребовалось 13 месяцев, что, как я подозреваю, примерно среднее. Если ваш процесс выбора является методичным, критическим и любознательным, вы, несомненно, останетесь довольны своим окончательным выбором EHR. Удачи в ваших поисках.